Home | O nama | Rešenja | Korisnici | Projektovanje | Novosti | Karijera | Kontakt
Razvoj softvera po narudzbini Open Text ECM resenja (Document management) Mobilni uredjaji Mobilna resenja (magacin, terenski rad)
 
Open Text
http://www.opentext.com/legal90


Document Management
Pre svega, Document Management (DM) sistem nije ograničen na rad sa dokumentima u smislu Microsoft Word doc fajlova, već obuhvata rad sa bilo kojim tipom fajla koji sadrži informacije koje su korisne i važne za preduzeće - Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, Notepad, Email, ali i grafičkim formatima kao što su slike skeniranih dokumenata ili tehnički crteži.

Osnovna namena sistema jeste da omogući korisnicima brzo i jednostavno pronalaženje ne samo potrebnog dokumenta, nego svih potrebnih informacija (čak i kada se one nalaze u više različitih dokumenata). Pored toga, DM sistem obično podrazumeva i centralizaciju dokumenata, čime se obezbeđuje daleko jednostavnije pravljenje rezervnih kopija i održavanje kompletnog sistema, a to znači uštedu u vremenu i manje troškove.

Zašto DM?
Najčešće pitanje koje se postavlja jeste zbog čega treba koristiti DM sistem i koje to konkretne prednosti on donosi. U slučaju malih preduzeća, gde svaki korisnik čuva dokumenta na svom računaru, prednosti centralizovanog čuvanja dokumenata su sasvim očigledne - nema potrebe da se dokument traži po više različitih računara, sve je uvek na jednom mestu.

Međutim, DM ima višestruke prednosti čak i kada u preduzeću već postoji centralizovani sistem smeštanja dokumentacije, obično na nekom file serveru ili storage sistemu. Iako su ovi sistemi centralizovani, zadržavaju neke od problema - sporost i nepouzdanost u pretraživanju, nepostojanje verziranja dokumenata, fiksna struktura foldera, nepostojanje kontrole ko je, kada i šta radio sa dokumentom, komplikovano određivanje privilegija. Osim toga, za svaki dokument čuva se samo jedan podatak - naziv fajla - što je ogroman problem i ograničavajući faktor, jer najčešće, samo na osnovu tog parametra, treba zaključiti da li je to željeni dokument. Kao kada bismo televizor birali samo na osnovu proizvođača, automobil samo na osnovu cene ili nove radnike samo na osnovu imena i prezimena.

Open Text DM sistem prevazilazi sva navedena ograničenja, uvođenjem profilisanja dokumenata (sa svim potrebnim informacijama), brzog pretraživanja po bilo kom kriterijumu, pretraživanja po sadržaju, praćenja verzija i postavljanjem privilegija, ali donosi i brojne druge prednosti.

Zašto Open Text?
Osim što je jedan od tri najveća proizvođača ECM softvera na svetu, Open Text je jedini od njih kome su ECM i softver uopšte jedina delatnost i jedini izvor prihoda. Uz to, Open Text su osnovali ljudi koji su svojevremeno osnovali i Yahoo! koji je bio prvi pravi pretraživač na Internetu i to u vreme kada takvu mogućnost mnogi nisu mogli ni da zamisle. To znači da Open Text vode ljudi koji su ne samo vizionari, nego i ljudi koji su od početka shvatali da je mogućnost pronalaženja potrebne informacije barem isto toliko važna koliko i njeno poedovanje.

eDOCS je sistem zamišljen da pokrije prvenstveno deo Document i Records Management funkcionalnosti. To, međutim, nipošto ne znači da je u pitanju skroman sistem koji će da ograniči korisnika na bilo koji način. Naprotiv. Ne samo da raspolaže svim DM funkcionalnostima, kao što je profilisanje dokumenata, verziranje, kontrola ili pregled istorije dešavanja, već kroz svoju briljantno osmišljenu arhitekturu može da podrži kako mala preduzeća, na jednoj lokaciji, sa jednim serverom i nekoliko korisnika, tako i velika, na više udaljenih lokacija, sa distribuiranom arhitekturom i više hiljada korisnika. Pored toga, omogućen je veliki stepen prilagođavanja potrebama korisnika, kao i mogućnost povezivanja sa drugim sistemima, s tom razlikom da mu to nije prvenstvena namena.










Upravljanje informacijama je od suštinske važnosti za uspeh i bezbednost poslovanja, a potreba za efikasnim upravljanjem poslovnim dokumentima zadire u sve nivoe preduzeća. Poslovna dokumenta, bez obzira na to da li potiču iz papirnog ili elektronskog oblika, definišu poslovanje preduzeća i način na koji ono funkcioniše.

Znati gde se dokumenta nalaze, kontrolisati pristup, brzo pronalaženje potrebnih dokumenata, njihovo povezivanje sa poslovnim procesima i mogućnost da se arhiviraju ili unište u pravom trenutku tokom svog životnog ciklusa, predstavljaju osnovne zahteve modernog poslovanja. Document Management (DM) komponenta Open Text ECM rešenja ispunjava sve ove zahteve za upravljanje poslovnim dokumentima u bilo kom elektronskom obliku.

Efektivno upravljanje poslovnim dokumentima je u samoj osnovi efikasne ECM strategije i omogućava:

  • Poboljšanje produktivnosti zahvaljujući lakom pronalasku potrebnih informacija
  • Izvlačenje maksimuma iz postojećih informacija, kroz povezivanje sa poslovnim procesima
  • Donošenje kvalitetnijih odluka, stavljanjem kompletne istorije preduzeća na dohvat ruke menadžerima koji danas donose odluke
  • Smanjenje rizika kroz kontrolu i nadgledanje vitalnih informacija

Open Text DM eliminiše narastajuću neefikasnost koja je uzrokovana nemogućnošću pravilnog upravljanja dokumentima. Ovo rešenje pomaže u kontroli informacija i znanja koje se u njima nalazi omogućavajući korisnicima da prihvataju, kreiraju, organizuju, pronalaze i stavljaju na raspolaganje sav poslovni sadržaj u bezbednom, integrisanom i intuitivnom okruženju. Počev od dokumenata, e-mail poruka, slika i formulara, do diskusija, nacrta, skeniranih papirnih dokumenata i elektronskih zapisa, sadržaj se konsoliduje u jedinstvenoj bazi znanja i moguć mu je jednostavan pristup, pronalaženje i preuzimanje.

Posebno je važno da Open Text DM sve funkcionalnosti obezbeđuje bez posebnog interfejsa i potrebe za savladavanjem novih programa, već koristi neprimetnu integraciju sa aplikacijama koje korisnici inače koriste (Windows explorer, e-mail klijent, Internet explorer) eliminišući stres zbog uvođenja novog sistema i omogućavajući korisnicima normalan rad u najkraćem roku.

Kao karakteristike od najveće važnosti, sami korisnici najčešće ističu:
  • Nepostojanje zasebnog interfejsa, korišćenje kroz Windows Explorer i, naročito, Outlook
  • Integracija sa Office-om
  • Jednostavnost korišćenja (drag&drop, save/open)
  • Verzije i podverzije dokumenata
  • Rad sa e-mail porukama, kao ravnopravnim dokumentima
  • Pregled dokumenata bez otvaranja/učitavanja i bez instaliranih programa u kojima su kreirani
  • Brzo učenje (za osnovni rad je dovoljna jedna sesija od 30-ak minuta)
  • Mogućnost da se na jednom mestu grupišu sva dokumenta vezana za određenu temu/predmet
  • Mogućnost rada sa praktično bilo kojim tipom dokumenta, bez obzira na format
  • Veoma napredne opcije za pretraživanje dokumenata, uključujući i pretraživanje po sadržaju
  • Precizno određivanje privilegija korisnika na nivou foldera i dokumenata
  • Mogućnost kreiranja kompletne strukture foldera prema već postojećoj
  • Pregled detaljne istorije svakog dokumenta
  • Mali hardverski i softverski preduslovi
  • Skalabilnost arhitekture sistema koji može da prati rast preduzeća i porast broja korisnika
  • Proširivost drugim ECM segmentima (Records Management, Imaging, Business Process Management, itd)


Za dodatne informacije, kontaktirajte nas na office@micro-bs.com, a možete da pogledate i  originalnu brošuru (na engleskom jeziku, PDF format) kompanije Open Text.

Home | O nama | Rešenja | Korisnici | Projektovanje | Novosti | Karijera | Kontakt

Copyright (C) 2014 Micro Business Solutions.